Document Translations- Terms & Condition

Terms & Conditions

Términos y Condiciones – Traducción al Español

Effective Date: Date of Purchase

These Terms and Conditions ("Agreement") govern the purchase and use of translation services provided through Unlimited Ink Notary, doing business as Notary Stars, Certified Document Translation, and any affiliated entity under the Unlimited Ink Notary umbrella (“we,” “us,” or “our”). By placing an order through any of our websites or platforms, the customer (“you” or “Client”) agrees to be legally bound by the terms outlined below.

1. Scope of Services

1.1. Unlimited Ink Notary works in strategic partnership with a network of reputable professional translators and certified translation companies.
1.2. All translation services offered are intended for documents requiring certification for use with domestic and foreign governments, including but not limited to immigration, legal, academic, and business purposes.
1.3. Translations are performed by native-speaking professionals and reviewed for compliance with ISO 9001:2018 standards.

2. Turnaround Time and Scheduling

2.1. We do not offer same-day translation services.
2.2. Orders may only be scheduled based on our publicly posted turnaround times, which vary based on volume, complexity, and language.
2.3. Clients who attempt to schedule services sooner than our posted turnaround timeframes waive any right to refund or cancellation based on delay.
2.4. All delivery timelines are estimates, not guarantees, though we strive for timely service.

2.5. Turnaround time is calculated from the moment the order is paid for, and that we will not proceed until payment is received; verbal or email communication is not considered confirmation of the project.

3. Translation Certification

3.1. All certified translations are delivered with a Certificate of Translation issued on the translation department's letterhead.
3.2. The Certificate affirms:

The translation is a true and accurate representation of the original.
The translator is fluent in both the source and target languages.
The translation was produced in accordance with ISO 9001:2018 accreditation, verified via annual independent audits.
The declaration is made under penalty of perjury.

3.3. Translations are certified electronically and do not contain a wet signature, unless specifically requested and approved in writing prior to processing.
3.4. All certifications are notarized by an Arizona-based Notary working with Unlimited Ink Notary. Notarization is provided at no cost — the $50 fee is for certification services, which is shared between the Translator and Notary.

4. Modifications and Client Requests

4.1. We allow minor adjustments to names, addresses, or formatting in translations when supported by clear documentation.
4.2. We do not accept directive instructions from clients regarding how translations should be rendered, as our translators are obligated to provide a correct and professional interpretation of the original content.
4.3. Attempts to influence or override translator decisions may result in service denial without refund.

5. Document Submission & Delivery

5.1. Clients are responsible for uploading legible and complete documents to our platform at the time of order.
5.2. Final translations and certifications are delivered electronically via email or secure download.
5.3. Physical delivery of certified documents is available upon written request and may incur additional charges.

6. Shipping, Handling & Delivery Disclaimer

6.1. When physical documents are shipped, mailed, or delivered at the request of the client, Unlimited Ink Notary acts solely as a facilitator and does not assume responsibility for loss, damage, delay, theft, or misdelivery once documents are tendered to a third-party carrier, courier, postal service, or delivery provider.

6.2. All shipping services are performed by independent third parties. Any claims related to damaged, lost, delayed, or mishandled documents must be made directly with the shipping carrier. Clients are responsible for selecting shipping options, including tracking, signature confirmation, and insurance coverage if desired.

6.3. Unlimited Ink Notary is not liable for any damages to documents occurring during transit, including but not limited to:

Physical damage
Loss or destruction
Delays affecting deadlines
Consequential or indirect damages resulting from shipping issues

6.4. Proof of shipment and tracking information will be provided when available. Once documents leave our possession, risk of loss transfers to the client.

6.5. Maximum liability, if any, remains limited to the amount paid for the specific service rendered and does not extend to shipping-related issues.

7. Refunds and Cancellations

7.1. Due to the nature of customized language services, all sales are final once translation work has begun.
7.2. Orders may be canceled for a full refund only if requested in writing prior to commencement of translation.
7.3. Orders scheduled outside of our turnaround policy (i.e., for sooner than we offer) are ineligible for refund.

8. Apostille Services

8.1. Apostille services are offered separately and priced individually. Each Apostille is unique based on destination country and jurisdiction requirements.
8.2. Clients understand that Apostille timelines and acceptance vary by state and country. We cannot guarantee acceptance for foreign use in jurisdictions known to reject electronic certification.

9. Limitation of Liability

9.1. Unlimited Ink Notary, its DBAs, and partners shall not be liable for:

Errors due to illegible, inaccurate, or incomplete original documents.
Rejections by third parties outside our control (e.g., foreign governments, embassies, schools, or courts).
Consequential or incidental damages, including financial loss or delays in processing unrelated applications.

9.2. Our maximum liability shall not exceed the total amount paid for the specific service purchased.

10. Dispute Resolution

10.1. In the event of a service issue or concern, you agree to provide us with at least fifteen (15) calendar days to review and remedy the matter prior to initiating chargebacks, legal action, or public complaint.
10.2. Disputes that cannot be resolved amicably may be submitted to mediation in Maricopa County, Arizona, prior to arbitration or litigation.

11. Indemnification

You agree to indemnify and hold harmless Unlimited Ink Notary and its affiliates from any claims, liabilities, or damages arising from your misuse of our services or breach of this Agreement.

12. Governing Law

This Agreement shall be governed by and construed in accordance with the laws of the State of Arizona without regard to conflict of law principles.

13. Updates and Modifications

We reserve the right to update these Terms at any time. The latest version will always be available on our website, and continued use of our services constitutes acceptance of any changes.

By purchasing translation services through Unlimited Ink Notary, Notary Stars, Certified Document Translation, or any affiliated entity, you acknowledge that you have read, understood, and agree to these Terms and Conditions.

Términos y Condiciones – Traducción al Español

Fecha de Vigencia: Fecha de la Compra

Estos Términos y Condiciones (“Acuerdo”) rigen la compra y el uso de servicios de traducción proporcionados por Unlimited Ink Notary, que opera bajo los nombres comerciales Notary Stars, Certified Document Translation y cualquier entidad afiliada bajo el paraguas de Unlimited Ink Notary (“nosotros” o “nuestro”). Al realizar un pedido a través de cualquiera de nuestros sitios web o plataformas, el cliente (“usted” o “Cliente”) acepta estar legalmente obligado por los términos descritos a continuación.

1. Alcance de los Servicios

1.1. Unlimited Ink Notary trabaja en colaboración estratégica con una red de traductores profesionales y empresas de traducción certificada de buena reputación.
1.2. Todos los servicios de traducción ofrecidos están destinados a documentos que requieren certificación para su uso ante gobiernos nacionales y extranjeros, incluyendo, entre otros, propósitos de inmigración, legales, académicos y comerciales.
1.3. Las traducciones son realizadas por profesionales nativos y revisadas para garantizar el cumplimiento de los estándares de la ISO 9001:2018.

2. Tiempo de Entrega y Programación

2.1. No ofrecemos servicios de traducción el mismo día.
2.2. Los pedidos solo pueden programarse de acuerdo con los tiempos de entrega publicados, los cuales varían según el volumen, la complejidad y el idioma.
2.3. Los clientes que intenten programar servicios antes de la fecha de entrega publicada renuncian a cualquier derecho de reembolso o cancelación por retrasos.
2.4. Todos los plazos de entrega son estimaciones, no garantías, aunque siempre nos esforzamos por brindar un servicio oportuno.

2.5. El tiempo de entrega se calcula a partir del momento en que el pedido se paga; no avanzaremos en el proceso hasta recibir el pago. La comunicación, ya sea verbal o por correo electrónico, no constituye confirmación del proyecto.

3. Certificación de Traducción

3.1. Todas las traducciones certificadas se entregan con un Certificado de Traducción emitido en el membrete del departamento de traducción.
3.2. El Certificado afirma lo siguiente:

Que la traducción es una representación fiel y precisa del documento original.
Que el traductor domine tanto el idioma fuente como el idioma destino.
Que la traducción fue realizada conforme a la acreditación ISO 9001:2018, verificada mediante auditorías anuales independientes.
Que la declaración se realiza bajo pena de perjurio.

3.3. Las traducciones certificadas se emiten electrónicamente y no contienen una firma húmeda, a menos que se solicite y apruebe específicamente por escrito antes del procesamiento.
3.4. Todas las certificaciones son notarizadas por un Notary ubicado en Arizona que trabaja con Unlimited Ink Notary. La notarización se proporciona sin costo adicional — la tarifa de $50 corresponde a los servicios de certificación, que se comparten entre el Traductor y el Notary.

4. Modificaciones y Solicitudes del Cliente

4.1. Permitimos ajustes menores en nombres, direcciones o formatos en las traducciones cuando dichos cambios puedan ser respaldados por documentación clara.
4.2. No aceptamos instrucciones directas del cliente sobre cómo debe interpretarse o redactarse la traducción, ya que nuestros traductores están obligados a proporcionar una interpretación correcta y profesional del contenido original.
4.3. Intentos de influir o anular las decisiones del traductor pueden resultar en la negación del servicio sin reembolso.

5. Envío y Entrega de Documentos

5.1. Los clientes son responsables de cargar documentos legibles y completos en nuestra plataforma al momento de realizar el pedido.
5.2. Las traducciones finales y certificaciones se entregan electrónicamente por correo electrónico o descarga segura.
5.3. La entrega física de documentos certificados está disponible previa solicitud por escrito y puede generar cargos adicionales.

6. DESCARGO DE RESPONSABILIDAD SOBRE ENVÍOS, MANEJO Y ENTREGA

6.1. Cuando los documentos físicos son enviados, despachados por correo o entregados a solicitud del cliente, Unlimited Ink Notary actúa únicamente como facilitador y no asume responsabilidad alguna por pérdida, daño, retraso, robo o entrega incorrecta una vez que los documentos han sido entregados a un transportista, mensajero, servicio postal o proveedor de entrega de terceros.

6.2. Todos los servicios de envío son realizados por terceros independientes. Cualquier reclamación relacionada con documentos dañados, perdidos, retrasados o mal manejados deberá presentarse directamente ante el transportista correspondiente. Los clientes son responsables de seleccionar las opciones de envío, incluyendo seguimiento, confirmación de firma y cobertura de seguro, si así lo desean.

6.3. Unlimited Ink Notary no será responsable por ningún daño a los documentos ocurrido durante el tránsito, incluyendo, de manera enunciativa mas no limitativa:

Daños físicos
Pérdida o destrucción
Retrasos que afecten plazos o fechas límite
Daños consecuentes o indirectos derivados de problemas de envío

6.4. Se proporcionará comprobante de envío e información de seguimiento cuando esté disponible. Una vez que los documentos salen de nuestra posesión, el riesgo de pérdida se transfiere al cliente.

6.5. Cualquier responsabilidad máxima, de existir, se limita estrictamente al monto pagado por el servicio específico prestado y no se extiende a cuestiones relacionadas con el envío.

7. Reembolsos y Cancelaciones

7.1. Debido a la naturaleza de los servicios de traducción personalizados, todas las ventas son finales una vez que se ha iniciado el trabajo de traducción.
7.2. Los pedidos pueden cancelarse para un reembolso completo solo si se solicita por escrito antes de que comience la traducción.
7.3. Los pedidos programados fuera de nuestra política de tiempo de entrega (es decir, para una fecha anterior a la que ofrecemos) no son elegibles para reembolso.

8. Servicios de Apostilla

8.1. Los servicios de apostilla se ofrecen por separado y se cotizan de manera individual. Cada apostilla es única según el país de destino y los requisitos jurisdiccionales.
8.2. Los clientes entienden que los tiempos y la aceptación de apostillas varían según el estado y el país. No podemos garantizar aceptación para uso en el extranjero en jurisdicciones conocidas por rechazar certificaciones electrónicas.

9. Limitación de Responsabilidad

9.1. Unlimited Ink Notary, sus DBAs y socios no serán responsables por:

Errores derivados de documentos originales ilegibles, inexactos o incompletos.
Rechazos por parte de terceros fuera de nuestro control (por ejemplo, gobiernos extranjeros, embajadas, escuelas o tribunales).
Daños consecuentes o incidentales, incluyendo pérdidas financieras o retrasos en el procesamiento de aplicaciones no relacionadas.

9.2. Nuestra responsabilidad máxima no excederá el monto total pagado por el servicio adquirido.

10. Resolución de Disputas

10.1. En caso de un problema o inquietud relacionada con el servicio, usted acepta otorgarnos al menos quince (15) días calendario para revisar y resolver el asunto antes de iniciar contracargos, acciones legales o quejas públicas.
10.2. Las disputas que no puedan resolverse de manera amistosa podrán ser sometidas a mediación en el Condado de Maricopa, Arizona, antes de proceder a arbitraje o litigio.

11. Indemnización

Este Acuerdo se regirá e interpretará de conformidad con las leyes del Estado de Arizona, sin considerar los principios de conflicto de leyes.

12. Ley Aplicable

Este Acuerdo se regirá e interpretará de conformidad con las leyes del Estado de Arizona, sin considerar los principios de conflicto de leyes.

13. Actualizaciones y Modificaciones

Nos reservamos el derecho de actualizar estos Términos en cualquier momento. La versión más reciente siempre estará disponible en nuestro sitio web, y el uso continuo de nuestros servicios constituye aceptación de cualquier cambio.

Al comprar servicios de traducción a través de Unlimited Ink Notary, Notary Stars, Certified Document Translation o cualquier entidad afiliada, usted reconoce que ha leído, comprendido y acepta estos Términos y Condiciones.

Dirección Postal Corporativa:

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7000 N. 16th Street, Suite 120-507
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